چگونه می توان مشکلات احتمالی تفویض اختیار را به حداقل رساند؟
چه كارهايی بايد تفويض شوند؟
تا حد ممكن اموری كه اهميت كمتری دارند، كارهايی كه وقت گير می باشند و دیگران می توانند انجام دهند و حتی ممكن است بتوانند بهتر از مديرازعهده انجام آن ها برآيند.را می توان تفویض اختیار نمود.
مراحل تفویض اختیار
مرحله اول، مرحله تجزيه و تحليل شغل و يا كارهایی است كه قرار است تفويض شوند. برخی از امور سالانه، برخی ماهانه و برخی نيز روزانه تفويض مي گردند.
مرحله دوم ، انتخاب شخص مناسب است، شخصی بايد منتصب شود كه از عهده كار تفويض شده برآيد. البته تشخيص فرد مناسب بسيار دشوار می باشد. به کارگیری راه ها و فرمول های منابع انسانی هم لزوما تضمين كننده انتخاب صحیح نمی باشند و به علت همين پیچیدگی ها است كه توصيه می گردد تا حد ممكن از افرادی استفاده شود كه شناخت اوليه ای نسبت به آن ها وجود دارد و البته اين امر هم مشكلاتی دارد برای مثال فردی را انتخاب می نماییم كه شناخت مختصری از او داريم و اموری را به او تفويض می نماییم و بعد از مدتی فرد انتخاب شده تغيير رويه داده و تبديل به فرد دیگری می شود.
مرحله سوم ، مرحله توجيه كار است. فرد بايد در باره كاری كه قرار است انجام دهد توجيه شود، با محيط سازمان سازگار شود (با فرهنگ و ارزش های سازمانی آشنا شود) فردی كه توجيه كار را انجام مي دهد بايد ” شخص درستی” باشد. شخص درست كسی است كه تخصص دارد، از نظر سازمان قابل اعتماد و وفادار به سازمان است و توانايی آموزش دانسته هايش را دارد و همچنین می تواند حس مثبتی را نسبت به سازمان به فرد منتقل نماید.
مرحله چهارم، مرحله نظارت در زمان اجرا است. امروز مفهوم نظارت تغيير نموده است، در گذشته نظارت بيشتر به معنای ” مچگیری” بود در حالي كه امروز بيشتر به معنای ” اصلاح نمودن” می باشد. انتظار می رود كه مديران امروز نظارت را از جنس كمك كردن به سيستم بدانند كه اگر این گونه باشد سيستم و پرسنل هم از آن استقبال مي نماید و دوست خواهند داشت كه مديرشان همواره كنارشان باشد.
مرحله پنجم، مرحله ارزيابی نهايی می باشد. بررسی اين كه پیشرفت كار چگونه بوده است. اگر كار خوب پیشرفته است لازم است كه فرد تا حد زيادی تشويق شود و اگر كار آنچنان كه بايد خوب انجام نشده است ولی همچنان خروجی ها خوب است، شخص تشويق شود و ايرادهای كار به او گفته شود. اگر كار ضعيف انجام شده باشد باز هم نمی شود در مورد فرد تصميم گرفت، ممكن است فرد خوب راهنمایی نشده باشد و يا ممكن است در آن كار خاص ضعيف بوده باشد و در كارهای دیگر عملكرد خوبی داشته باشد. نهايتا اگر هم به نتيجه برسيم كه فرد بايد تعديل شود اين امر بايد به بهترين نحو انجام گردد تا كمترين آسيب به فرد و سازمان برسد و تا حد ممكن رضايت فرد را جلب نماییم.
اگر مدیران بتوانند از این پنج مرحله به خوبی در كارهای خودشان استفاده نمایند مسائل و مشكلات تفويض اختيار حل خواهد شد.
مدیران ما امروز ناگزیر به تفويض اختيار می باشند و انتخابی در اين باره نیست .
